Association canadienne des ergothérapeutes

Le coparrainage des activités de formation continue par l'ACE

Qu'est-ce que le coparrainage d'une activité de formation continue par l'ACE?
Le coparrainage désigne le partage des responsabilités lors de la mise sur pied d'une activité de formation continue. L'ACE offre un soutien en matière de planification, d'administration et de promotion, le pouvoyeur de l'activité demeurant cependant entièrement responsable de la réussite du projet.

Quel type d'activités peuvent faire l'objet d'un coparrainage avec l'ACE?
Afin que le coparrainage d'une activité de formation continue puisse être envisagé par l'ACE, celle-ci doit présenter un intérêt pour les ergothérapeutes sur le plan professionnel; il peut s'agir, entre autres, d'un événement tel qu'un atelier, un congrès ou une exposition.


Quels sont les avantages d'un coparrainage avec l'ACE?
L'ACE peut assister les pourvoyeurs d'activités de formation continue de la façon suivante :

• en étudiant le contenu de l'activité et en sanctionnant celle-ci;
• en faisant la promotion de l'activité auprès des membres de l'ACE;
• en offrant l'accès au réseau des ergothérapeutes, dans le but de faciliter la planification d'une activité;
• en mettant à la disposition du pourvoyeur l'expertise et les ressources de l'ACE pour la gestion de l'activité;
• en émettant aux participants un reçu d'impôt qui leur permettra de réclamer des crédits pour frais de scolarité.

L'ACE possède le statut d'institution scolaire certifiée en vertu de la Loi sur l'impôt; les participants à une activité coparrainée par l'ACE peuvent donc se prévaloir de crédits d'impôt pour frais de scolarité. Le crédit est équivalent au coût de l'inscription (excluant les frais liés aux activités sociales et autres activités spéciales). Cette mesure ne s'applique que dans les cas où les frais d'inscription sont supérieurs à 100 $.

Quels produits et services seront fournis par l'ACE?
Les pourvoyeurs d'une activité répondant aux normes de l'ACE en matière de coparrainage peuvent se prévaloir des avantages suivants :

• une série d'étiquettes adressées au nom des membres de l'ACE pour l'envoi de matériel promotionnel;
• la promotion de l'activité dans les publications de l'ACE;
• l'utilisation du nom et du logo de l'ACE sur le matériel de promotion;
• un soutien à la planification suivant ce qui a été négocié (par ex. suggestions de lieux, réactions et commentaires des membres concernant la pertinence du contenu proposé et le déroulement de l'activité);
• l'inscription préalable des participants par l'entremise du Bureau national de l'ACE;
• la distribution des reçus aux participants par le Bureau national.

L'ACE peut également, avec l'accord du pourvoyeur de l'activité, communiquer avec une organisation provinciale affiliée afin d'inviter celle-ci à coparrainer l'événement. Si cette offre est acceptée, l'organisation concernée se chargera elle aussi de promouvoir l'événement et permettra que son nom et son logo apparaissent sur le matériel publicitaire.

Quels sont les coûts associés au coparrainage de l'ACE?
Des frais d'administration seront facturés par l'ACE pour le coparrainage des activités de formation. Ces frais équivaudront au plus élevé des montants suivants :

• 30$ par participant inscrit à l'événement ou
• 50 % du profit net généré.

L'ACE partagera ces frais d'administration avec toute organisation provinciale affiliée qui aura coparrainé l'activité.

Comment dois-je procéder pour solliciter le coparrainage de l'ACE?
Les pourvoyeurs souhaitant obtenir le coparrainage de l'ACE pour une activité de formation continue doivent remplir le formulaire de demande à cet effet et le faire parvenir au Bureau national. La décision de coparrainer une activité donnée repose sur la mesure à laquelle celle-ci correspond aux principes encadrant la formation continue à l'ACE, de même que sur sa valeur éducative, sa pertinence et son potentiel de mise en marché, et sur une évaluation des ressources qui seront mobilisées par l'ACE pour réaliser l'événement.

Que se passe-t-il une fois que l'ACE accepte de coparrainer une activité?
Le pourvoyeur sera avisé de la décision de l'ACE dans les huit semaines suivant la réception de la demande. Une fois l'activité approuvée, l'ACE rédigera un protocole d'accord entre le pourvoyeur de l'activité et l'ACE et, le cas échéant, entre l'ACE et l'association provinciale affiliée concernée. L'entente de coparrainage ne s'appliquera qu'à l'activité ayant fait l'objet d'une évaluation.

Quelles sont les responsabilités du pourvoyeur?
Le pourvoyeur doit s'acquitter des tâches suivantes :

• rédiger les prospectus ainsi que tout autre matériel publicitaire;
• soumettre le matériel de promotion à l'approbation du Bureau national de l'ACE en vue d'assurer qu'un message uniforme concernant l'événement est transmis;
• préciser le format des étiquettes préaddressées qui seront requises;
• distribuer les prospectus publicitaires (selon les préférences du pourvoyeur) et faire parvenir, si nécessaire, le matériel promotionnel à l'ACE et à ses affiliés des provinces en vue de la promotion et de la distribution;
• effectuer les préparatifs nécessaires en ce qui a trait aux enseignants invités, aux salles de réunion, aux repas, aux rafraîchissements et à l'équipement;
• préparer les documents à être distribués au cours de l'activité;
• veiller à la gestion du budget de l'activité (excluant l'inscription et l'émission des reçus);
• veiller au bon déroulement de l'activité sur le site, s'il s'agit d'un événement;
• voir à l'évaluation de l'activité par les participants.

S'il s'agit d'un événement, le pourvoyeur devra acheminer les documents suivants au Bureau national, au plus tard huit semaines après la tenue de l'activité :

• une copie de la version définitive du plan de cours;
• une copie du formulaire d'évaluation du cours;
• un résumé des réponses des participants;
• la version définitive de l'état financier concernant l'événement;
• le règlement des frais d'administration à l'ACE. (L'ACE se chargera de distribuer, le cas échéant, la portion due aux associations provinciales affiliées.)

Que se passe-t-il si une activité est annulée?
Dans le cas de l'annulation d'une activité de formation sanctionnée et coparrainée, tous les frais encourus demeurent la responsabilité du pourvoyeur, quelque soit la raison invoquée, y compris un montant minimum de 100 $ de frais d'administration, payable à l'ACE. Le personnel du Bureau national de l'ACE se chargera d'aviser les participants inscrits de l'annulation. Le pourvoyeur veillera à annuler la réservation de la salle de réunion et à aviser les enseignants invités.

Comment obtenir de plus amples renseignements?
Communiquez avec le Bureau national de l'ACE au 800 434-2268, poste 237.

Envoyez un courriel à la education@caot.ca.

Vous pouvez télécharger une copie du formulaire de demande en format PDF